УДК [025.323:061.01]:004.651

 

АВТОРИТЕТНЫЙ ФАЙЛ  ЗАГОЛОВКОВ, СОДЕРЖАЩИХ НАИМЕНОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИЙ: ОПЫТ СОЗДАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ЦНСХБ СО РОССЕЛЬХОЗАКАДЕМИИ

Т.М. Гарке, Е.А. Кретова, С.Р. Баженов

Государственное научное учреждение Центральная научная сельскохозяйственная библиотека Сибирского отделения Российской академии сельскохозяйственных наук

The authority headings file containing corporate names: creation, maintaining and usage in the  CNSHB of  the Siberian Branch of the Russian Academy of Agricultural Sciences.

T.M. Garke, E.A. Kretova, S.R. Bazhenov

 

The article presents an overview of creation, maintenance and usage of the authority  file of headings, containing corporate names, and its usage in the authority control process in machine-readable cataloging. Described is the technology of interaction of the authority file and the bibliographic record  file, and the algorithm of authority records translation for their transfer to the  CNSHB  the Russian Academy of Agricultural Sciences (Moscow)

 

Машиночитаемая каталогизация и проблемы авторитетного контроля.

ЦНСХБ СО Россельхозакадемии с 2001 года создает собственные электронные ресурсы: электронный каталог, библиографические и полнотекстовые базы данных, общий объем которых на сегодняшний день составляет более 50 тыс. библиографических записей. Электронный каталог (ЭК), по сравнению с карточным каталогом, имеет неоспоримые преимущества для пользователей: оперативность отражения информации, скорость и удобство поиска, наличие расширенных функциональных и поисковых возможностей, возможность дистанционного доступа. Однако, с другой стороны, машиночитаемая каталогизация, т.е. деятельность, направленная на создание и упорядочение библиографической информации для предоставления ее пользователям с использованием современных компьютерных технологий,  является более трудоемким, интеллектуальным процессом и предъявляет более высокие требования к стандартизации способов представления данных по сравнению с традиционной технологией. Стандартизация содержания и формы представления данных в электронном каталоге обеспечивается соблюдением международных и  национальных стандартов, машиночитаемых форматов, а также установлением авторитетного контроля. Понятие авторитетного контроля  тесно связано с  представлением о точках доступа в электронном каталоге. Точкой доступа может быть практически любой элемент библиографической записи, который обеспечивает достоверный результат поиска библиографических ресурсов  и ограничивает результаты поиска, т.е. обеспечивает его точность. Точки доступа могут быть ненормированными и нормированными. Ненормированная точка доступа включает элемент библиографической записи в том виде, в котором он был приведен непосредственно в документе, либо был введен каталогизатором дополнительно. Нормированная точка доступа обеспечивает единообразие формы представления сведений, необходимых для поиска и представляет собой принятый (т.е. признанный данной каталогизирующей организацией стандартным) заголовок, содержащий, например,  наименование организации.  Информация о принятом заголовке, а также о вариантах наименования (например, прежних наименованиях организации, ее  сокращенном наименовании и аббревиатуре) может быть отражена в специально созданной для этой цели машиночитаемой записи, которая называется авторитетной. Файл, содержащий такие записи, соответственно,  называется авторитетным файлом (АФ), а комплекс работ по формированию АФ, а также общему контролю над точками доступа  и поисковыми терминами, используемыми  в библиографической записи - авторитетным контролем. В традиционном карточном каталоге имеется аналогичная система, организующая поиск в нужном направлении и обеспечивающая полноту поиска в случае, если информация рассредоточена в нескольких местах каталога за счет использования ссылок «см.» и «см. также».  Отличие же состоит в том, что в автоматизированном режиме есть возможность одновременно получить полную информацию о нормированной точке доступа, о взаимосвязях точек доступа и/или их форм,  а также различного рода справочную информацию.  Создание и ведение авторитетных файлов – дело трудозатратное, дорогостоящее, требующее соответствующего обучения персонала, а потому    большинство библиотек не ставят перед собой такой задачи. ЦНСХБ СО Россельхозакадемии как библиотека специальная, научная, академическая еще на начальном этапе создания электронного каталога установила высокие требования к полноте отражения сведений о документах, особенно, об изданиях научно-исследовательских учреждений Россельхозакадемии, Российской академии наук и других академий, аграрных вузов. С максимально возможной полнотой  в ЭК отражается информация обо всех видах изданий Сибирского отделения Россельхозакадемии (включая буклеты, рекламные листовки на научную продукцию и др.), ведется аналитическая роспись журнала «Сибирский вестник сельскохозяйственной науки», включаются сведения обо всех  индивидуальных и коллективных авторах. Такой подход к научной обработке изданий, в дальнейшем, позволяет расширить возможности поиска для пользователей, составлять списки трудов отдельных ученых и учреждений, использовать ЭК как справочный аппарат комплектатора. Ежегодно библиотека создает в ЭК более трех тысяч библиографических записей. В 75 % случаев записи содержат сведения о коллективном авторе, но ввиду того, что, по ряду причин (переименование и реорганизация учреждения, возможность субъективного подхода каталогизатора к формированию заголовка, использование различных форм написания наименований организаций и др.), отсутствует единообразие в представлении данных, зачастую становится невозможным идентифицировать автора при поиске.  В связи с этим, перед нами остро встал вопрос о внедрении системы авторитетного контроля заголовков, содержащих наименования организаций.

 Этапы создания собственного авторитетного файла  заголовков, содержащих наименования организаций. 

В 2002 году наша Библиотека приступила к исследованию состояния системы авторитетного контроля в крупнейших библиотеках России. Было выявлено, что авторитетный контроль осуществлялся в то время на основе специальных картотек, а работы по созданию машиночитаемых авторитетных файлов в стране только начинались. Наиболее полный и ценный массив данных по описанию и нормализации форм написания коллективных авторов имелся в виде картотеки в Российской национальной библиотеке (РНБ). Часть этих данных уже была переведена в машиночитаемую форму, но, на тот момент, технологически было невозможно сформировать из этого массива необходимый нам файл и подключить его к существовавшей у нас автоматизированной системе. [1]

Таким образом, наша Библиотека встала перед необходимостью создания собственного авторитетного файла. В 2002-2003 гг. специалистами Библиотеки велась работа по изучению отечественной и международной документации по технологии создания и ведения авторитетных файлов. В 2004 году Библиотека непосредственно приступила к реализации пятилетнего проекта по созданию базы данных (БД)  Авторитетный файл «Коллективные авторы» в  системе автоматизации библиотек ИРБИС. В течение 2004-2005 гг. была разработана методика создания авторитетных записей и установления необходимых связей для обеспечения эффективного информационного поиска, собрана информация о научных учреждениях и других организациях с использованием энциклопедий, справочников, сети Интернет, официальных документов, осуществлен ввод этих данных  в БД. 

Были приняты методические решения, устанавливающие первоочередность  создания в АФ авторитетных записей на научные учреждения  Сибирского отделения Российской академии сельскохозяйственных наук и обязательность включения в эти записи, помимо принятого заголовка, сведений об истории учреждений, об их реорганизации, переименовании, изменении организационно-правовой формы, о сокращенных  наименованиях и аббревиатурах, источниках информации. [2] Для создания АФ был также использован массив данных о коллективных авторах, сформировавшийся к тому времени  в процессе ведения электронного каталога. С помощью имеющейся в системе ИРБИС программы этот массив был перенесен в АФ, после чего, специалисты произвели выбор данных для создания нормированных точек доступа, отредактировали записи и дополнили их необходимыми сведениями.  В текущем режиме авторитетные записи создаются на всех коллективных авторов, сведения о которых содержатся в документах, поступающих в фонд Библиотеки.  В течение 2006-2008 гг.  была проведена проверка авторитетных записей, проверка адекватности использования заголовков в библиографической записи и осуществлена полная редакция АФ. В 2008-2009 гг. велась работа по  усовершенствованию программного обеспечения системы ИРБИС. Существующие в словаре АФ ограничения на представление информации в размере, не превышающем 30 символов, не обеспечивали релевантности поиска. Было принято решение связать номера авторитетных записей АФ с номерами библиографических записей электронного каталога, в которых  были сформированы точки доступа, содержащие сведения о  коллективных авторах.  При этом система присвоения номеров в АФ была изменена: вместо порядкового номера записи АФ для установления связи стал использоваться  специальный номер, который автоматически проставляется в созданном для этой цели поле АФ. Это потребовалось для того, чтобы при уплотнении АФ после удаления или корректировки записей не происходило сдвигов номеров. Кроме того, были внесены изменения в программу глобальной корректировки, обеспечивающей обмен данными между АФ и ЭК, а также изменен, собственно, поиск. Вместо существовавшей ранее системы формирования запроса с использованием всех имеющихся заголовков (принятых, вариантных, связанных), содержащих наименование организации, была создана система формирования запроса с использованием специального номера из авторитетной записи, по которому производится поиск записей в ЭК, содержащих такой же номер. Для этой цели был создан дополнительный словарь быстрого поиска, содержащий эти номера.  К настоящему времени задачи, поставленные Библиотекой в пятилетней программе по созданию БД «Авторитетный файл коллективного автора» можно считать выполненными.     

Характеристика АФ.

На сегодняшний день объем АФ составляет около 3 тыс. записей и постоянно пополняется. АФ ведется в полном соответствии с  Российским коммуникативным форматом для авторитетных данных и  включает заголовки наименований организаций со ссылочно-справочным аппаратом. АФ является универсальным по охвату видов документов, т.е. заголовки АФ используются для книг, сериальных изданий, электронных ресурсов и т.д. В АФ представлены записи на заголовки постоянных и временных организаций на русском и европейских языках, присвоенные документам в процессе каталогизации с 2001 г.  В АФ имеются два вида заголовков:

·        заголовки для постоянных и временных организаций в прямой форме;

·        заголовки для постоянных и временных организаций под наименованием  юрисдикции.

Использование АФ.

АФ  используется в процессе каталогизации и поиска информации в ЭК:

·        как источник выбора принятых заголовков через систему вариантных, параллельных, и связанных заголовков для использования заголовков в качестве нормированных точек доступа в библиографической записи[3];

·        как источник формирования новых принятых заголовков;

·        как средство авторитетного контроля, включающего определение и коррекцию ошибок в нормированных точках доступа библиографической записи;

·        для создания и поддержки авторитетной записи и вывода ее для пользователя;  

·        как средство направления поиска и подбора контролируемых поисковых терминов в ЭК. 

В системе ИРБИС использование АФ специалистами Библиотеки для решения задач, связанных с каталогизацией предусмотрено в  автоматизированном рабочем месте (АРМ)  «Каталогизатор», а поиск информации пользователями осуществляется  в АРМ «Читатель».

В АРМ «Читатель» возможны различные стратегии поиска в зависимости от цели запроса пользователя. В ЭК поиск в БД Авторитетный файл «Коллективные авторы» реализован в режиме «Для умников». Поисковый интерфейс представлен на Рис.1.

 

 

Рис.1 – Поисковый интерфейс АРМ «Читатель»

 

  Пользователю необходимо ввести в строку «Ключ» несколько символов наименования организации в той форме написания, которая ему известна, сделать в словаре необходимую отметку и нажать кнопку «Выполнить». Результаты поиска будут включать в себя документы, содержащие сведения о данном  коллективном авторе не только в той форме, которая была выбрана в словаре, но и всем формам, которые были введены в авторитетную запись (т.е. вариантным и связанным заголовкам). Пользователь может просмотреть авторитетную запись, нажав кнопку «Полностью» и увидеть  основной, вариантные и связанные заголовки коллективного автора в верхнем окне и справочную информацию -  в нижнем. Рис.2.

 

Рис.2 – Пример полной авторитетной записи

 

В обычном режиме в БД Авторитетный файл «Коллективные авторы»   предусмотрены следующие виды поиска: по ключевым словам, наименованию коллектива/мероприятия/издательства, виду коллектива/мероприятия (академии, институты, государственные органы, конференции), месту проведения  мероприятия/городу коллектива/городу издательства, дате проведения мероприятия, признаку мероприятия или коллектива: отечественное или зарубежное, типу организации (постоянная, временная).  Например, можно провести поиск по ключевому слову «растениеводство» с целью найти в АФ все организации, содержащие в своем наименовании  это слово. Рис. 3.

Рис.3 – Результаты поиска по ключевому слову в авторитетном файле

 

Сотрудничество и кооперация.

С распространением машиночитаемой каталогизации кооперация в библиотечной деятельности получила особое развитие, и сейчас она в большей степени, чем раньше (наряду с другими факторами) оказывает влияние на каталогизационную деятельность и на организацию библиотечного дела в целом. Кооперация в области каталогизации ведется по двум направлениям:

·        создание и использование библиографических записей;

·        создание и использование авторитетных записей.

С 2001 года наша Библиотека участвует в кооперации по созданию и использованию библиографических записей в рамках деятельности Центра ЛИБНЕТ и Новосибирской региональной библиотечной корпорации, а с 2007 года ведет обмен авторитетными записями с ЦНСХБ Россельхозакадемии (г. Москва). Это позволяет экономить время, силы и средства, создавать более качественные электронные ресурсы и оперативно предоставлять информацию пользователю.    

Выводы:

Созданный АФ заголовков, содержащих наименования организаций позволил ЦНСХБ СО Россельхозакадемии решить следующие задачи:

·        реализовать авторитетный контроль точек доступа в ЭК;

·        расширить возможности поиска в ЭК;

·        участвовать в процессе корпоративной каталогизации в области создания и использования авторитетных записей.

 Литература:

1. Национальный авторитетный файл: руководство по созданию, ведению и использованию. Вып.1: Наименование организации. Предметные рубрики / Российская национальная библиотека, Национальный информационно-библиотечный центр ЛИБНЕТ.- Москва, 2005.-184 с.

2. Каталогизация: Современные технологии. Тенденции и перспективы развития: курс лекций: учебно-методическое пособие / Селиванова Ю.Г., Масхулия Т.Л., Жлобинская О.Н., Стегаева М.В.; Национальный информационно-библиотечный центр «ЛИБНЕТ», Российская национальная библиотека, Российская библиотечная ассоциация.- М.: «Издательство ФАИР»: Центр «ЛИБНЕТ», 2007.- 216 с.

 

 


[1] Значительно позже, в 2004 году, началось формирование национального авторитетного файла (НАФ) в рамках национального Центра корпоративной каталогизации ЛИБНЕТ. Ядром НАФ стали авторитетные записи РНБ, а его дальнейшее развитие осуществляется в корпоративном режиме в системе Сводного каталога библиотек России. Однако заимствование авторитетных записей НАФ остается для нас невозможным до сегодняшнего дня по ряду причин (отсутствие соответствующей технологии, а также полноты и достоверности сведений о научных учреждениях сельскохозяйственного профиля и др.) 

[2] В остальных случаях включение этих сведений является факультативным.

[3] В нашей Библиотеке формирование точки доступа с использованием АФ осуществляется не только в тех случаях, когда необходимо создать библиографическую запись под заголовком коллективного автора, но и во всех других случаях, если в издании содержатся сведения о коллективном авторе.